Contratar um colaborador é um passo importante no crescimento de qualquer empresa. Porém, o processo exige atenção às obrigações legais e burocráticas. Neste artigo, entenda tudo o que precisa para contratar um funcionário.
Continue lendo para conhecer os principais aspectos envolvidos na contratação de um funcionário, incluindo as modalidades de vínculo empregatício, custos trabalhistas, documentação exigida, prazos e procedimentos necessários para um registro correto.
Quais são as formas de contratação de funcionários?
Ao contratar um funcionário, a empresa precisa escolher o tipo de vínculo empregatício mais adequado. No Brasil, a forma mais comum de contratação é pelo regime da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que garante ao colaborador uma série de direitos e benefícios obrigatórios. A contratação pode ser feita de diferentes maneiras dentro da CLT, conforme a necessidade da empresa:
1. Contrato por tempo indeterminado
Esse é o modelo tradicional da CLT, no qual o funcionário é admitido sem prazo final para o vínculo empregatício. Ele garante ao trabalhador direitos como por exemplo férias remuneradas, 13º salário, FGTS, INSS e aviso prévio em caso de desligamento.
Além disso, exige o cumprimento das obrigações legais por parte da empresa, como o pagamento dos encargos trabalhistas e o registro correto no eSocial.
2. Contrato de experiência
Antes de efetivar a admissão de um funcionário, a empresa pode optar pelo contrato de experiência, que tem duração máxima de 90 dias. Durante esse período, empregador e empregado avaliam a adaptação ao cargo e o desempenho profissional.
Caso ambas as partes estejam satisfeitas, o contrato pode ser convertido automaticamente para tempo indeterminado. Se a empresa decidir não continuar com o vínculo, não há necessidade de pagamento de verbas rescisórias integrais, apenas os direitos proporcionais ao período trabalhado.
3. Contrato por prazo determinado
Este modelo é utilizado quando a prestação de serviços tem um período pré-definido, como em projetos sazonais, eventos ou substituições temporárias. Sua duração máxima é de dois anos e pode ser renovado apenas uma vez. Se o contrato não for renovado, o funcionário recebe seus direitos proporcionais ao período trabalhado, mas não há pagamento de aviso prévio ou multa rescisória de 40% sobre o FGTS.
4. Outras formas de contratação reguladas pela CLT
Além das modalidades citadas, existem contratos específicos para algumas situações, como por exemplo:
- Trabalho temporário: Contratação realizada por meio de empresas especializadas, geralmente para cobrir demandas sazonais ou substituições, com duração máxima de 180 dias;
- Contrato intermitente: Permite que o trabalhador preste serviços sob demanda, recebendo apenas pelo período trabalhado, porém com todos os direitos proporcionais garantidos;
- Contrato de jovem aprendiz: Voltado para a formação profissional de jovens entre 14 e 24 anos, com carga horária reduzida e regulamentação específica.
Independentemente do modelo escolhido, a empresa deve garantir que o registro do funcionário seja feito corretamente e que todas as obrigações trabalhistas sejam cumpridas a fim de evitar multas e passivos trabalhistas no futuro.
Quais os gastos para registrar um funcionário?
Além do salário do colaborador, é fundamental que a empresa considere os custos trabalhistas envolvidos na contratação e manutenção da equipe. Muitos empregadores focam apenas nas despesas iniciais de admissão, porém, manter funcionários regularizados gera encargos recorrentes que impactam diretamente a saúde financeira do negócio.
Confira, em seguida, quais são os principais custos:
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): Contribuição patronal de 20% sobre a folha de pagamento;
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço): Depósito obrigatório de 8% sobre o salário do empregado;
- 13º salário: Obrigatório e pago em duas parcelas ao longo do ano;
- Férias e adicional de 1/3: Direito garantido após 12 meses de trabalho;
- Vale-transporte: Obrigatório para deslocamento do funcionário ao local de trabalho;
- Encargos sindicais: Podem incluir contribuições associadas à convenção coletiva da categoria;
- Benefícios opcionais: Como por exemplo plano de saúde, vale-alimentação e outros incentivos oferecidos pela empresa.
A fim de manter a conformidade legal e evitar custos desnecessários, é essencial contar com um serviço profissional de gestão de encargos e obrigações trabalhistas. Por isso, a Contábil Pro oferece suporte completo para que as empresas contratem funcionários sem surpresas financeiras e dentro das exigências da legislação vigente.
Quais documentos são necessários para registro de um funcionário?
Para que a contratação ocorra de forma regular, a empresa deve coletar os seguintes documentos do novo colaborador:
- CPF e RG ou CNH;
- Carteira de Trabalho Digital (CTPS eletrônica);
- Comprovante de residência atualizado;
- Número do PIS/PASEP (caso não possua, a empresa deve providenciar);
- Atestado de saúde ocupacional (ASO), emitido após exame admissional;
- Certidão de nascimento ou casamento (se aplicável);
- Título de eleitor;
- Certificado de reservista (para homens acima de 18 anos);
- Dados bancários para pagamento do salário.
Desde 2019, a Carteira de Trabalho Digital substitui a versão física. Deve-se efetuar o registro do contrato diretamente no eSocial, sistema do governo que unifica as informações trabalhistas.
Quanto tempo leva para registrar um funcionário?
Deve-se realizar o registro de um funcionário antes do início das atividades com o intuito de garantir conformidade com a legislação trabalhista. Esse processo inclui:
- Cadastro no eSocial (envio do evento S-2200 com as informações do vínculo);
- Registro na Carteira de Trabalho Digital do colaborador;
- Envio das informações ao Ministério do Trabalho.
O prazo para esse registro é imediato e a não realização pode gerar multas para a empresa.
Quanto tempo demora o processo de admissão?
O tempo total para formalizar a admissão de um funcionário pode variar conforme a agilidade na entrega dos documentos e a realização do exame médico admissional. Normalmente, o processo leva entre 3 a 7 dias úteis, com as etapas em seguida:
- Coleta e conferência da documentação;
- Exame médico admissional;
- Registro no eSocial e na Carteira de Trabalho Digital;
- Elaboração do contrato de trabalho e assinatura.
Se houver pendências documentais ou atrasos no exame médico, esse prazo pode se estender.
Precisa de ajuda na admissão de funcionários?
Agora que você já sabe o que precisa para contratar um funcionário, fica evidente que a formalização do vínculo empregatício exige atenção e planejamento.
A Contábil Pro está pronta para auxiliar sua empresa em todas as etapas do processo de contratação e demissão de funcionários, garantindo conformidade com a legislação e reduzindo riscos trabalhistas. Oferecemos assistência em contratações, além de consultoria especializada em legislação trabalhista e previdenciária.
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